KI im Projektmanagement-Alltag: Was sie dir abnimmt – und was nur du kannst

Letzte Woche saß ich in einem Projekttermin, der eigentlich ganz unspektakulär war.

Kein Krisenmeeting, kein „Brandherd“ und keine Eskalations-Themen.

Im gemeinsamen Austausch sagte ein sehr erfahrener Projektleiter in einem Nebensatz:

„Ich weiß, dass KI ein Thema ist. Aber ich hab ehrlich gesagt keine Lust auf noch ein neues Tool.“

Ich musste schmunzeln, weil ich genau das gut verstehe.

Gerade in technischen Projekten ist der Alltag schon voll genug:

Meetings, Lieferanten, Terminpläne, Abstimmungen, die berühmten kleinen Nebenkriege.

Und irgendwie soll man nebenbei auch noch modern, digital und zukunftsfähig sein.

Was viele unterschätzen:

Es geht gar nicht darum, „KI zu können“.

Es geht darum, sich selbst zu entlasten, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.

Denn wenn ich auf die Projektlast in vielen Unternehmen schaue, sehe ich nicht zu wenig Kompetenz. Ich sehe zu viel Reibung.

· Zu viel Dokumentation, die zwar notwendig ist, aber niemandem Energie gibt.

· Zu viele Status-Formate, die mehr Zeit kosten als Klarheit bringen.

· Zu viele Mails, bei denen man merkt: Man will professionell bleiben – obwohl man innerlich schon auf 180 ist.

Und genau hier wird KI interessant – nicht als großes Transformations-Versprechen, sondern als kleiner, praktischer Hebel.

Nicht um deinen Job neu zu erfinden. Sondern um dir die Teile abzunehmen, die dich unnötig ausbremsen.

Was KI richtig gut kann

Aus meiner Sicht ist das ganz einfach:

KI ist gut darin, Entwürfe zu liefern, Dinge zu strukturieren und Sprache zu glätten.

Sie kann Ordnung schaffen, wo du gerade nur Rohmaterial hast.

Aber KI kann dir nicht abnehmen, was in Projekten wirklich zählt:

· Prioritäten setzen

· Verantwortung übernehmen

· Entscheidungen treffen

· Menschen führen

· Spannungen aushalten

· und die Realität im Werk, beim Kunden oder Lieferanten richtig einordnen

Das bleibt deine Stärke!

Wenn du diese Linie klar ziehst, wird KI nicht zur Spielerei. Sondern zu einem Werkzeug, das dir Zeit zurückgibt.

Viele spüren bei KI eine diffuse Sorge:

„Wenn ich das nutze, verliere ich vielleicht meinen eigenen Stil.“

Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall.

Denn dein Wert als Projektleiter hat nie darin gelegen, dass du Protokolle perfekt formatierst.

Dein Wert liegt darin, dass du unter Druck Ruhe behältst und aus komplexen Situationen einen gangbaren Weg machst.

KI kann dir den ersten Rohentwurf geben und deine Gedanken strukturieren.

Aber die Qualität entsteht durch dich:

· durch deine Erfahrung,

· deinen Blick für Risiken,

· deine Kenntnis der Menschen

· und deine Fähigkeit, klar zu kommunizieren, wenn es ungemütlich wird.

Drei kleine Anwendungen, die wirklich helfen (ohne dass du ein „KI-Projekt“ daraus machen musst)

Meine Empfehlung: Ich würde nicht mit großen Strategien starten. Ich würde mit den Dingen starten, die dich heute Abend nerven.

1) Das nächste Protokoll – als Entwurf, nicht als Ersatz

Wenn du nach einem Termin merkst, dass du eigentlich schon leer bist und trotzdem noch ein Protokoll schreiben musst:

Gib der KI nur ein paar Stichpunkte:

· worum es ging

· welche Entscheidungen gefallen sind

· was offen blieb

· wer etwas bis wann erledigt

und lass dir daraus ein kurzes Protokoll erstellen.

Du prüfst fachlich, ergänzt die wichtigen Nuancen, setzt deine Tonalität rein – fertig.

Das ist keine Revolution.

Aber es ist der Unterschied zwischen „noch eine Stunde am Abend“ und „ich hab’s sauber abgeschlossen“.

2) Ein 5-Zeilen-Status, der wieder Führungswirkung hat

Viele Statusberichte sind ehrlich gesagt zu lang, zu weich, zu kompliziert. Und je technischer das Projekt, desto schneller rutscht man in Details, die zwar fachlich korrekt sind – aber keine Entscheidung auslösen.

Probier es doch mal schlanker:

Gib der KI deinen Stand in 6–8 Stichpunkten und lass dir einen 5-Zeilen-Status fürs Management formulieren:

· Ampel

· Hauptgrund

· größtes Risiko

· gewünschte Entscheidung

· nächster Schritt

Du wirst überrascht sein, wie viel Klarheit allein dadurch entsteht, dass du dich zwingst, auf den Punkt zu kommen.

Und nebenbei wirkt dein Projekt automatisch strukturierter und souveräner.

3) Schwierige Lieferantenmails – schneller, ruhiger, sauberer

Es gibt diese Momente, in denen man eine Mail schreibt und spürt: Der Ton wird gerade schärfer, als man eigentlich will. Nicht weil man unfair ist, sondern weil der Druck hoch ist.

Hier hilft KI erstaunlich gut.

Lass dir die gleiche Nachricht in drei Varianten formulieren:

· sachlich-neutral

· klar-konsequent

· deeskalierend

Du wählst die passende Haltung für die Situation und füllst sie mit deinen Fakten.

Das spart Zeit – ja. Aber vor allem spart es Energie.

DESHALB: KI ist kein Thema, das du „lernen musst, weil es modern ist“. Es ist ein Werkzeug, das du nutzen kannst, um deinen Alltag leichter und klarer zu machen.

Nicht alles auf einmal.

Nicht perfekt.

Sondern Schritt für Schritt.

Drei kleine Routinen reichen oft, um spürbar weniger Overhead zu haben.

Und genau daraus ist mein 2026-Fokus entstanden, denn ich habe gemerkt:

Viele Projektleiter brauchen keinen Motivations-Vortrag zu KI.

Sie brauchen einen sauberen Einstieg, der zu ihrer Realität passt.

Deshalb gibt es mein Inhouse-Format:

Lean up your project – KI-Anwendung im PM

Für Projektleiter, Teamleiter und Führungskräfte im industriellen Umfeld.

Wir verbinden:

Lean-Klarheit im Projektalltag mit KI-Routinen, die wirklich genutzt werden. Im Vorgespräch finden wir heraus, was euer Format ist: online Schnell-Start oder ein Workshop vor Ort. Beides schneiden wir auf eure Bedürfnisse und Kenntnisstand zu.

Wenn du 2026 möchtest, dass dein Team weniger dokumentiert und mehr führt, weniger im Nebel arbeitet und mehr Klarheit schafft, dann fragt uns gerne an.