Kennst du das Zettelkasten-Prinzip?

Ich bin Projektleiterin. Und ganz ehrlich: Mein Alltag besteht selten aus „schönen Plänen“. Er besteht aus Gesprächen, Rückfragen, Entscheidungen, widersprüchlichen Informationen – und diesen kleinen, fiesen Details, die später plötzlich riesig werden.

Früher habe ich versucht, das Problem mit „mehr Ordnung“ zu lösen: mehr Protokolle, mehr Listen, mehr Ablage. Das sah sauber aus – aber es hat mich nicht wirklich schneller gemacht. Vor allem nicht dann, wenn ich in einem neuen Projekt stand und wieder das Gefühl hatte: Ich muss erst alles neu sortieren, bevor ich überhaupt denken kann.

Dann bin ich über das Smart-Notes-Prinzip gestolpert (Zettelkasten). Was mich daran überzeugt hat: Es geht nicht um perfektes Dokumentieren. Es geht um Denkentlastung. Und darum, dass Notizen nicht einfach „Ablage“ sind, sondern ein System, das dir Ideen, Muster und Formulierungen zurückgibt – genau dann, wenn du sie brauchst.

Ich habe das bewusst in OneNote umgesetzt, weil ich keinen Tool-Wechsel wollte. Und weil OneNote für mich als Projektleiterin sowieso der zentrale Arbeitsort ist: Meeting Notes, Links, Screenshots, Entscheidungen, Actions. Ich brauchte nur eine bessere Logik dahinter.

Das Grundprinzip ist einfach: Es gibt eine Inbox für alles, was schnell reinfliegt. Es gibt Projektseiten für operative Inhalte. Und es gibt „Permanent Notes“ – also kleine, saubere Notizen, die unabhängig vom aktuellen Projekt funktionieren und später wiederverwendbar sind.

Der entscheidende Perspektivwechsel: Ich schreibe nicht mehr „was passiert ist“. Ich extrahiere: Was davon ist ein Muster? Was davon will ich beim nächsten Mal nicht wieder mühsam neu erfinden?

Und genau hier unterscheiden sich Anlagenbau und und Digitalisierungsprojekte (z.B. Einführung PLM) – nicht in der Methode, sondern in den Bausteinen, die du sammelst.

Im Anlagenbau ist die Welt stark abnahme- und evidenzgetrieben. Es geht um Nachweise, Protokolle, Restpunkte, Unterschriftenlogik, Schnittstellen und die Realität auf Montage und Inbetriebnahme (IBN). Wenn dort etwas schief läuft, dann meist nicht, weil niemand ein Protokoll geschrieben hat, sondern weil ein Detail nicht „beweisbar“ ist oder ein Übergabepunkt nicht sauber definiert wurde.

Meine besten „Permanent Notes“ aus Anlagenbau-Projekten sind deshalb Dinge wie:

Welche Mindestinhalte braucht eine bedingte Abnahme (Conditional Acceptance)?

Wie führe ich eine Restpunktliste so, dass sie nicht zur Müllhalde wird, sondern zur Steuerungs- und Verhandlungsbasis?

Welche Evidenzen sind wirklich belastbar (FAT, SAT, Messprotokolle, CE/CoC – Certificate of Conformity)?

Und welche Sätze helfen, wenn ein Lieferant wieder sagt: „Das sind nur noch Kleinigkeiten“?

Diese Notizen sind nicht „schön“, aber sie sind Gold wert. Weil sie mich beim nächsten Projekt sofort schneller machen. Ich muss nicht wieder überlegen, wie ich es formuliere oder welche Punkte ich abklopfen muss – ich habe den Baustein und verlinke ihn ins aktuelle Projekt.

Bei einer PLM-Einführung ist die Welt anders. Hier ist vieles weniger „messbar“ und viel stärker entscheidungs- und governancegetrieben. Es geht um Prozesse, Rollen, Definitionen, Datenobjekte, Berechtigungen, Migration, Integrationen (PLM–ERP, CAD–PLM) und vor allem: Adoption. Also ob Menschen das System wirklich nutzen – oder ob es nur „eingeführt“ wird.

Meine besten „Permanent Notes“ im PLM-Kontext sind daher:

Wie strukturiere ich einen Fit-Gap-Workshop, damit er nicht zur Endlosdiskussion wird?

Welche 12 Fragen klären Scope und Erwartungshaltung vor Beauftragung wirklich?

Wie sieht ein Minimal-Set für Data Governance aus (Owner, Definitionen, Qualitätsregeln)?

Welche Teststufen brauche ich bei Migration (Dry Runs) – und welche Fehler passieren fast immer?

Und welche Go-Live-Readiness-Kriterien verhindern, dass man „zu früh“ startet und dann im Chaos landet?

Auch hier gilt: Das Ziel ist nicht, alles festzuhalten. Das Ziel ist, aus dem Projektalltag wiederverwendbare Denk- und Entscheidungsbausteine zu erzeugen.

Wie sieht das konkret in OneNote aus?

Ich nutze pro Projekt eine klare Grundstruktur: ein Dashboard, ein Decision Log, ein Risk Log, ein Action Log, eine Meeting-Chronik und eine Artefaktseite (Links/Dokumente).

Das ist nichts Neues – das machen viele so.

Der Unterschied ist, was danach passiert: Ich ziehe konsequent das Wiederverwendbare raus und schreibe es als „Permanent Note“ um.

Diese Permanent Note ist kurz. Eine Idee. In eigenen Worten. Mit einem Beispiel. Und mit Links zu verwandten Notizen. So entsteht über Zeit ein kleines Netzwerk: Abnahme-Logik ↔ Restpunktliste ↔ Evidenz ↔ Eskalationsformulierung. Oder Fit-Gap ↔ Data Governance ↔ Berechtigungen ↔ Go-Live.

Und der Effekt ist spürbar: Schreiben wird leichter. Protokolle werden klarer. Entscheidungen werden schneller “sichtbar”. Und ich habe weniger mentale Last, weil ich nicht ständig Angst haben muss, etwas Wichtiges nur im Kopf zu behalten.

Wenn ich heute in ein neues Projekt starte, öffne ich nicht zuerst zehn Ordner. Ich öffne mein Notiznetz. Ich schaue: Welche Bausteine passen? Welche Muster erkenne ich schon wieder? Und dann arbeite ich nicht gegen das Chaos – ich arbeite mit einem System, das aus Chaos Struktur macht.

Das ist für mich der eigentliche Wert: nicht „besser dokumentiert“, sondern „besser gedacht“. Und das ist im Anlagenbau genauso hilfreich wie in einem Digitalisierungsprojekt – nur mit anderen Bausteinen.